五步打造優秀的中層管理者
中層是企業的中堅力量,是企業戰略的承載體,承擔著企業的戰略執行、戰術方案的制定和實施。然而企業的很多問題都產生于非常重要的企業中層,目前很多企業中層管理者管理觀念的落后,缺乏一個職業經理人應具備的管理技能,依據自己的經驗進行管理,企業缺乏統一的管理體系,是造成企業不能持續發展的根本。因此,企業迅速提升中層管理人員的管理技能,中層管理者不斷提升自身的管理素養是當今企業管理的重要課題。
很多企業為了提高中層管理者的素質,花大量的資金和時間為中層人員提供培訓,通過培訓提升中層管理者的時間管理、溝通技巧、計劃統籌、團隊管理、工作授權、激勵等管理技能,這些能力對中層管理者非常重要,但如果部門缺乏良好的管理體系,這些能力都難以產生真正的發揮作用和效能。所以中層管理者在提高管理技能的同時,構建部門科學的管理體系才是提高部門管理效能的關鍵。
中層管理者的工作重心要投入到構建管理體系中,以企業戰略為導向,為部門搭建一個
優秀的管理平臺,而非忙于日常的執行工作。通過制定部門的工作方向與目標、提煉部門的關鍵任務與計劃分解、建立部門工作標準與績效目標、構建部門工作執行的控制體系、推行部門工作的績效管理,實現輕松的規劃、指揮、監督、執行部門的各項工作。擺脫中層管理者自己覺得累,高層覺得中層執行不力,基層覺得中層瞎指揮的這種“上擠下壓”的困境,從而成為一個優秀的部門管理者。
第一步:制定部門的工作目標與任務
企業的發展是通過企業各部門對企業戰略的有效執行來實現的,只有企業各部門有效執行了戰略任務,企業的戰略才會真正的實現落地。因此,中層管理者的首要任務是根據企業戰略目標與經營重點,制定本部門的工作目標與工作任務,使部門的工作目標和任務與企業的戰略任務和目標保持一致性,保證企業的戰略執行工作能夠在部門內得到有效的落實。
中層管理者明確部門的工作目標和任務后,將部門的工作目標制定成為短期、中期和長期的工作目標。做到年有計劃,季有小結,月有安排,周有報告,使各項業務工作能按照既定的目標科學運行,避免工作的隨意性和盲目性,促進部門的各項工作能夠有效的達成。
第二步:提煉部門的關鍵任務與計劃分解
很多的中層管理者每天忙于日常事務中,部屬也跟著忙,但就是不出成績,問題出于沒有找到工作重點,抓不住工作重點,將時間花費在非關鍵任務上,必然將導致部門工作效率低下,并影響最終的工作績效。部門工作目標確定后,中層管理者要將完成部門目標過程中的關鍵任務提煉出來,并有效的把每個階段的工作重點傳達給部門員工。
中層管理者在明確部門的關鍵任務后,需要根據部門的工作任務進行人員編制,明確各崗位的責任與職能分工,以責任為準則確定其權利和利益。根據部門關鍵任務指標進行計劃分解,使每人、每天、每件事都與促進部門目標達成的工作相對接。制定部門工作任務清單,按照PDCA(計劃、執行、檢查、改善)的管理模式,使各項工作對照目標、過程、結果有序有效的開展。
第三步:建立部門的工作標準
"沒有規矩,不成方圓",要想畫好方和圓,就要有矩和規。同樣對一個部門來說,要想使部門的各項工作得到順暢的進行,就必須制定相應的工作標準給予支持。部門工作做好首先要解決的就是按照一定的標準去做事,正確的做事。
部門工作實現標準化,需要部門經理根據部門工作的性質,對部門易出現問題的工作、重復性高的工作、有待提高質量的工作,制定出最佳的工作流程和工作方式。避免由于員工的從業背景、工作習慣、工作經驗的不同,面對同樣的工作采用不同的流程和方法,導致工作的重復和遺漏、資源和時間的浪費等問題的出現。部門依據工作標準進行工作,經理可以有效的檢查和評估員工的工作績效,通過維持和不斷的改善部門工作標準,促進部門工作效率的提高。
第四步:構建部門工作執行的控制體系
部門有了明確的目標和計劃,有了清晰的工作標準,并不能保證部門各項工作的順利進行。沒有管理控制,就不可能使部門的工作得到有效執行,在管理中,控制是管理的一項基本職能,是管理者為保證執行人員的實際工作與計劃相一致而采取的管理活動。通過對計劃執行情況的監督、檢查,及時發現目標偏差,找出原因,采取措施。中層管理者需要構建部門工作執行的控制體系,使部門的工作得到有效的執行和控制。
第一,明確員工執行各項工作所需要的條件,包括:目標明確、任務明確、時間明確、授權明確、分工明確、方法清晰、人力物力資源匹配,只有這些條件都實現了,才能使員工高效的去執行你安排的工作,而不是“小王,工作交給你了,你一定要給我完成好啊”這樣簡單的一句話;
第二,確定控制標準,在執行計劃中針對關鍵業績指標,制定出可衡量工作成果的尺度,以此作為部門工作的控制標準;
第三,衡量成效,依據控制標準衡量執行情況,對工作做出客觀的評價和指導意見;第四,糾正偏差,在衡量工作成效的基礎上,在管理過程中及時發現偏差對目標的影響,隨時糾正偏差,保證目標任務的完成。
上述部門工作控制過程的四個基本步驟,實際上形成了一個完整的計劃執行的反饋控制系統。通過每一次的明確員工執行各項工作所需要的條件、確定標準、衡量成效、糾正偏差的工作控制循環,保證部門的各項工作在可衡量、可控制的狀態下進行,使目標差不斷縮小,保證部門管理活動向目標方向健康的發展。
第五步:推行部門工作的績效管理
“經營之神”松下幸之助:“不管有無制度,經營上總是要經常對人進行考核;如果缺少對業績、能力的制度性考核,我們只能依賴一線監督者的意見做出人事安排,稍有疏忽,稍有不注意就會出現不平、不公、導致不滿,損害士氣和效率等等。所以,有作為的經營者都會采用人事考核制度,努力對職工的能力和業績做出客觀而公正的評價。”
部門工作的績效管理決不僅僅是人力資源部的工作,它更是企業中層管理者達成部門目標,幫助下屬提升業績,進行管理工作的重要管理手段。中層管理者要根據企業的人事管理制度,結合本部門的工作性質和工作目標,制定部門的績效評估體系,保證績效評估方法的實用性。部門工作績效管理的實施步驟包括以下四個方面:
