【牛津管理評(píng)論-訊】管理者必須要講工作效率。使某項(xiàng)工作產(chǎn)生效益與完成某項(xiàng)工作畢競是近義詞。不管他在什么樣的機(jī)構(gòu)里工作，不管他是在企業(yè)里或是在醫(yī)院里，在政府機(jī)構(gòu)里或是在工會(huì)里，在大學(xué)里或是在軍隊(duì)里，作為管理者他首先必須要按時(shí)做完該做的事情，那就是說他必須要有工作效率。

　　然而，一些管理者往往缺乏工作上的高效率。他們普遍才智較高，富于想像力，并具有很可觀的知識(shí)水平。可是這些才智、知識(shí)和想像力似乎與一個(gè)人的工作效率并沒有必然的聯(lián)系。有些人才華橫溢，但他們的工作效率卻往往低得令人咋舌。他們不理解，對(duì)問題能進(jìn)行深入的觀察本身并不算一項(xiàng)了不起的成就。他們也不知道，要將一個(gè)人的洞察力變成工作效率必須經(jīng)過艱苦、系統(tǒng)地訓(xùn)練。而從另一方面來看，不管在什么機(jī)構(gòu)里，人們總能見到一些工作效率頗高的埋頭苦干者。就在其他人來來去去忙得不亦樂乎的時(shí)候，(許多有才華的人常常將這種無謂的忙碌與發(fā)揮創(chuàng)造性混淆在一起，)這些埋頭苦干者卻一步一個(gè)腳印，最終還是他們先把事情干完，這使我們想起了龜兔賽跑的寓言。

　　智力、想像力和知識(shí)都是重要的資源，但是，只有通過管理者富有成效的工作，才能將這些資源轉(zhuǎn)化為成果。就實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而言。資源本身還是有一定的局限性的。

　　為什么需要卓有成效的管理者

　　這個(gè)問題可以說是不言而喻的。在我們這個(gè)時(shí)代里，有關(guān)管理的書籍和文章可謂是汗牛亢棟，但很少有人重視管理者的效率問題，這到底是為什么?

　　忽視效率的一條理由是：效率只是機(jī)構(gòu)內(nèi)部一些知識(shí)工作者的-項(xiàng)特殊技能。在過去，這樣的知識(shí)工作者并不是太多。

　　對(duì)體力勞動(dòng)來說，我們需要的只是效率，即只需要有把事情做好的能力就行，并不需要你去選擇該做哪些事情。衡量體力勞動(dòng)的效率有界線分明的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在過去的一百年中，我們已經(jīng)學(xué)會(huì)了如何來測量體力勞動(dòng)的效率，如何來規(guī)定對(duì)體力活的質(zhì)量要求。這使我們有可能讓每個(gè)工人的產(chǎn)量大幅度地增加。

　　在過去，干體力活的人不管是操作機(jī)器的工人還是在前線打仗的士兵在一切機(jī)構(gòu)里都占統(tǒng)治地位。因此，不需要太多高效率的人，只有在最高層發(fā)號(hào)施令的那些人才需要效率。他們在機(jī)構(gòu)人員比例中只占很小的一部分，不管是否站得住腳，我們暫且可以把他們都當(dāng)成是高效率的。這可以說是上帝的恩賜，因?yàn)樵诟鱾€(gè)領(lǐng)域里總有少數(shù)人已經(jīng)掌握了其他人要經(jīng)過千辛萬苦才能學(xué)到的東西。

　　這種情況還不僅僅存在于企業(yè)和軍隊(duì)內(nèi)。一百年前美國南北戰(zhàn)爭時(shí)期的政府只由位數(shù)不多的幾個(gè)人所組成，這對(duì)今天的人來說簡直是難以理解的。林肯總統(tǒng)的作戰(zhàn)鄰里只有下列50個(gè)文職人員，其中絕大多數(shù)既不是管 理者，也不是決策者，他們只是報(bào)務(wù)員而巴。公1900午前后，西奧多。羅斯福當(dāng)美國總統(tǒng)時(shí)，全體政府工作人員加在-起數(shù)目也不是太多。只要將現(xiàn)在位于國會(huì)人廈前草坪上那眾多的美國政府辦公大樓中拿出任何一幢樓來 給他們辦公便綽綽有余了。

　　過去的醫(yī)院里從來沒有任何健康服務(wù)專業(yè)人員、x光及化驗(yàn)技術(shù)員、營養(yǎng)師、治療專家以及社會(huì)工作者等等。現(xiàn)在的醫(yī)院需要為每100個(gè)病人雇用多到250個(gè)諸如此類的人員。在過去。除了幾個(gè)護(hù)士外，醫(yī)院只雇用清 潔工、廚師及侍女。只有醫(yī)生是知識(shí)工作者，而護(hù)士便是他們的助手。換句話說，過去機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵便是如何讓這些體力勞動(dòng)者按照要求把活干好，而知識(shí)工作者在當(dāng)時(shí)的機(jī)構(gòu)吧只是極少數(shù)。

　　實(shí)際上，早期的知識(shí)工作者者只有極小-部分人在機(jī)構(gòu)里工作，絕大部分都是作為專業(yè)人員自己開業(yè)營生，好一點(diǎn)的還可以雇一名辦事員幫忙。他們工作效率的高低往往只涉及和影響到他們本人。
　　然而，今天的情況就不同了，到處都是從事腦力工作的機(jī)構(gòu)，而且都頗有規(guī)模。現(xiàn)代社會(huì)是個(gè)有組織的大機(jī)構(gòu)社會(huì)。在每個(gè)大機(jī)構(gòu)內(nèi)，包括軍隊(duì)內(nèi)部，重心巳轉(zhuǎn)向知識(shí)工作者，她們在工作中需要使用更多的智慧，而不是發(fā)達(dá)的肌肉或靈巧的雙手。那些受過教育的，懂得如何使用知識(shí)、理論和概念的人漸漸地取代了需要體力技能的人而成為機(jī)構(gòu)里的主力。當(dāng)他們在各自的領(lǐng)域里可以為機(jī)構(gòu)作出貢獻(xiàn)時(shí)，他們往往就很講效率。

　　現(xiàn)在，對(duì)工作效率問題再也不能采取想當(dāng)然的態(tài)度了，再也不能繼續(xù)對(duì)其采取視而不見的態(tài)度了。

　　怎樣當(dāng)個(gè)卓有成效的管理者

　　一、改變管理思想

　　彼得·德魯克教授認(rèn)為要成為一個(gè)卓有成效的管理者不在于有效的“管理別人”而在于有效的“管理自己”，不在于 “如何管理他人”而在于“如何管理自己”。管理者是通過他人對(duì)企業(yè)的最終成果產(chǎn)生影響的人，管理者的價(jià)值不在于任勞任怨、埋頭苦干、加班加點(diǎn)、服從領(lǐng)導(dǎo)，也不在于職稱、頭銜或地位，而在于依靠自身的知識(shí)、才干或貢獻(xiàn)意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)生的工作成果。

　　“自我管理的有效性”在很大程度上取決于管理者的意識(shí)和思維方式，包括整體意識(shí)、貢獻(xiàn)意識(shí)和成果意識(shí)，管理者必須集中精力于少數(shù)關(guān)鍵領(lǐng)域，選擇正確的事情去做。如果事情本身不正確，就不可能產(chǎn)生積極的成果，就是在“錯(cuò)誤的事情上窮折騰”。管理者的有效性，強(qiáng)調(diào)的是“按時(shí)做完自己該做的事情并產(chǎn)生成果”。管理者工作的失效乃至失敗往往是自我管理不善，沒有騰出足夠的時(shí)間去思考如何做正確的事情(高層管理者)或如何把事情做正確(中層管理者)。他們的時(shí)間往往被掠奪，使自己陷于日常事務(wù)或內(nèi)部復(fù)雜的關(guān)系中，眉毛胡子一把抓，反而忽略了產(chǎn)生成果的方向，忽略了產(chǎn)生成果的外部聯(lián)系。

　　二、善用時(shí)間

　　時(shí)間是寶貴的，有效的管理者要記錄自己的時(shí)間，必須清楚自己的目標(biāo)，并弄清實(shí)現(xiàn)目標(biāo)需要多少時(shí)間，這樣才能建立相應(yīng)的成果意識(shí)和貢獻(xiàn)意識(shí)，才能清晰的知道自己的責(zé)任，工作中的瑣事該放就放下，將能由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事情這才是有效性的一大改進(jìn)。

　　放下那些次要的、不重要的事情，關(guān)注于關(guān)鍵事情，才能抓住事物的本質(zhì)，從源頭或根本上解決問題。事實(shí)上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)，文中舉出羅斯福總統(tǒng)的機(jī)要顧問霍普金斯先生的一個(gè)實(shí)例：二次大戰(zhàn)期間，霍普金斯已體衰力竭，每隔一天才能辦公幾個(gè)小時(shí)，因此他不得不把一切事務(wù)都撇開，僅處理真正重要的工作，但這絲毫無損于他工作的有效性。丘吉爾還對(duì)他欽佩備至，贊美他是一位蓋世奇才。他完成的任務(wù)，當(dāng)年美國政府無人能出其右。當(dāng)然，霍普金斯只是一個(gè)特例，但他的故事，告訴我們大膽減少無謂的工作，絕對(duì)無損于管理的有效性。

　　三、重視貢獻(xiàn)

　　有效的管理者一定要注重貢獻(xiàn)，并懂得將自己的工作與長遠(yuǎn)目標(biāo)結(jié)合起來，應(yīng)常自問：“對(duì)我所服務(wù)的組織，在績效和成果上，我能有什么貢獻(xiàn)?我的責(zé)任是什么?”現(xiàn)實(shí)中大多數(shù)管理者往往只重視勤奮，而忽略成果，一個(gè)只知道埋頭苦干的人，如果老是強(qiáng)調(diào)自己的職權(quán)，那不論其職位有多高，也只能算是別人的下屬，而一個(gè)重視貢獻(xiàn)的人，一個(gè)有責(zé)任和對(duì)成果負(fù)責(zé)的人，即使他位卑職小，也應(yīng)該算是一個(gè)高層管理人員，因?yàn)樗軐?duì)整個(gè)機(jī)構(gòu)的經(jīng)營績效負(fù)責(zé)。文中舉出一個(gè)簡單的例子，當(dāng)管理顧問公司向委托機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，總是先花幾天時(shí)間對(duì)管理人員進(jìn)行前期詢問，當(dāng)問到：“您在貴公司服務(wù)，自認(rèn)為你應(yīng)該做些什么呢?”通常對(duì)方的回答不外是：“我主持本公司的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。”很少有人這樣回答：“我的任務(wù)，是向我們的經(jīng)理提供他所需的資料，使他能夠做出正確的決策。”
　　對(duì)每一個(gè)管理者而言，應(yīng)該關(guān)注三個(gè)方面的貢獻(xiàn)，即關(guān)注組織的直接成果(利潤)、樹立新的價(jià)值觀及對(duì)這些價(jià)值觀的重新確認(rèn)(戰(zhàn)略)、培養(yǎng)與開發(fā)企業(yè)明天所需要的人才(人才培養(yǎng))。如果企業(yè)在發(fā)展中缺少這三方面中的任何一個(gè)方面，企業(yè)的發(fā)展就會(huì)面臨困境。一個(gè)組織必須要有昨日的努力、今日的思考和明日的眼光才能保持旺盛的發(fā)展動(dòng)力，在變幻無常的商海中立于不敗之地。

　　四、善于用人

　　組織是各類性格人的集合體，所謂人無完人，有效的管理者能使人發(fā)揮其長處，而不是只看重各人的缺點(diǎn)，管理者的任務(wù)就是要充分運(yùn)用每一個(gè)人的長處，共同完成組織目標(biāo)，只抓住缺點(diǎn)和短處的管理者是無法集眾人之力完成任務(wù)的。用人之長包括以下幾方面：

　　1、用下屬之所長

　　有效的管理者，懂得如何把平凡的人組織起來，做出不平凡的事情，所謂“物盡其用，人盡其才”，組織的力量就在于發(fā)現(xiàn)并發(fā)揮每個(gè)人的長處，管理者要為下屬設(shè)計(jì)好每一個(gè)“職務(wù)”(崗位職責(zé))，使每一個(gè)職務(wù)都是“常人或普通人”能夠勝任的，如果一個(gè)職務(wù)設(shè)計(jì)超出了普通人的能力范疇，或需要“非凡氣質(zhì)”或“特殊天分”，那就無法找到合適人選，也就無法達(dá)到組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　有效的管理者應(yīng)具備容人之量，但絕不可以容忍一個(gè)人的“惡劣品行或腐敗”，絕不能任用“缺乏良知和良心”的人。有才能者往往自視甚高，以自我為中心，但這并不會(huì)影響這個(gè)人成為有作為的人或偉人，只用當(dāng)一個(gè)人的短處影響到其優(yōu)勢發(fā)揮的時(shí)候，才應(yīng)該考慮如何加以限制或予以幫助和彌補(bǔ)。管理者要堅(jiān)持因事用人而非因人設(shè)事，因?yàn)榻M織是用人來做事而不是用人來投主管之所好。要盡量發(fā)揮下屬的長處，不但是管理者必須對(duì)組織承擔(dān)的義務(wù)，更重要的是，這也是為人處世的道理：上級(jí)應(yīng)該協(xié)助下屬得到應(yīng)有的發(fā)展，使每一位成員都能憑其才干達(dá)成成就，而不必顧念其短處。當(dāng)年的艾森豪威爾將軍缺乏戰(zhàn)略知識(shí)和全局意識(shí)，他的直接上司馬歇爾，擔(dān)心這會(huì)影響到他發(fā)揮組織和策劃的長處，對(duì)此設(shè)專人予以輔佐，以彌補(bǔ)他戰(zhàn)略知識(shí)的缺失和不足，使艾森豪威爾將軍成為一代將領(lǐng)。

　　2、發(fā)揮上司所長

　　每個(gè)管理者都應(yīng)該弄清楚，自己的上司究竟能做什么，有過什么成就，需要什么幫助，如何發(fā)揮他的長處?千萬不要企圖改變上司，抱怨上司的短處。下屬必須根據(jù)上司的優(yōu)勢調(diào)整自己的方式和方法，以協(xié)助上司、上下一致，為組織績效作出貢獻(xiàn)。

　　3、發(fā)揮自己所長

　　俗話說人貴有自知之明，管理者必須清楚什么能干什么不能干，必須找到自己可以做而且值得做的事情，尤其是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，要把自己的表率作用建立在充分發(fā)揮自己所長上。

　　五、要事優(yōu)先

　　孔子曰：“物有本末，事有始終，知所先后，則近道矣。”有效的管理者總是先做重要的事情，一次只做一件事情，面向未來、抓大放小，抓住“具有未來意義”的機(jī)會(huì)。忙忙碌碌、一事無成的人往往低估做成一件事情所需要的時(shí)間，且喜歡同時(shí)做幾件事情，最終往往是亂了章法、亂了方寸。
　　現(xiàn)實(shí)中管理者往往事務(wù)纏身，在現(xiàn)實(shí)壓力面前，那些危機(jī)事件或緊急事情必然優(yōu)先，而“具有未來意義”的機(jī)會(huì)和事情就會(huì)暫緩，事實(shí)上只要暫緩，就不會(huì)啟動(dòng)也許永遠(yuǎn)也不會(huì)啟動(dòng)。這是一個(gè)組織難以成功地走向未來、走向更加強(qiáng)大的原因。

　　六、有效決策

　　管理者的基本工作就是決策，管理者的決策不是就事論事的解決例常問題，而是基于思想觀念或高層次的認(rèn)識(shí)和方法。比如公司資金不足，他不會(huì)馬上想到發(fā)行最容易售出的債券，如果他認(rèn)為在可預(yù)見的未來，有賴資金市場的協(xié)助，他會(huì)創(chuàng)造一類新的投資人，設(shè)計(jì)出一種也許目前根本還不存在于大眾資本市場的新證券(以貝爾公司的總裁費(fèi)爾先生為代表);又如公司的各部門主管都非常干練，但是都處于各自為政狀態(tài)，有效的決策者也不會(huì)馬上想到殺雞儆猴，而會(huì)從更根本的立場上建立一種大組織的觀念(以通用公司的總裁斯隆先生為代表)。

　　有效的決策者，第一步總是先從最高層次的觀念方面去尋求解決方法，看到事物的本質(zhì)，找出真正的問題，不會(huì)只滿足于解決表面現(xiàn)象的問題，更不會(huì)頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳。如20世紀(jì)初，貝爾公司的總裁費(fèi)爾先生，在任職的20年時(shí)間中，做出若干項(xiàng)重大決策，提出了“為社會(huì)提供服務(wù)是公司的根本目標(biāo)”、建立了貝爾研究所、發(fā)行了AT&T(美國電話電報(bào)公司)普通股，使貝爾公司成為首屈一指的民營通信企業(yè)。有效的決策往往不是為了適應(yīng)當(dāng)時(shí)的臨時(shí)性需要，而是出于戰(zhàn)略性的考慮，所以會(huì)與當(dāng)時(shí)的“眾所周知”的看法大不相同。

　　“善用時(shí)間、重視貢獻(xiàn)、善用人才、要事優(yōu)先、有效決策”此五項(xiàng)說起來容易，落實(shí)到具體問題中，無不關(guān)系到個(gè)人的認(rèn)知、領(lǐng)悟、溝通、總體掌控能力。管理者的見解源于事件、學(xué)習(xí)和修煉，不能簡單獲得，如同禪宗里的一句話：“借來的火，點(diǎn)不亮自己的心靈”。只有不斷的提高認(rèn)知、提高修為才能成為一名卓有成效的管理者